Verder in dienstverlening met RFID

Gepubliceerd: 07 Oktober 2010, 12:08

Hoe technologie de bibliotheek verandert

Nedap Benelux wordt Librix – een samenvoeging van bricks en library. Iedere bibliotheek zal de komende tijd met ‘bouw en verbouw’ bezig zijn – bezuinigen, opnieuw positioneren en innovaties doorvoeren in de dienstverlening. Het verder rationaliseren van de bibliotheek biedt mogelijkheden. Een gesprek met Librix over RFID.

Begin augustus kwamen VOB en SIOB met het bericht naar buiten dat 93 procent van de Nederlandse bibliotheken geconfronteerd wordt met ingrijpende bezuinigingen. Er zijn al bibliotheken die openingstijden beperken en er worden her en der vestigingen gesloten. Nedap Benelux, leverancier van onder meer RFID-oplossingen, ziet juist door dit wat sombere toekomstscenario mogelijkheden. “We zien het als positief. De grootste bezuinigingsmogelijkheid zit in het personeel,” zo stelt Wim Markus. “Vijftig procent van de kosten van bibliotheken heeft betrekking op personeelskosten. Als er radicaal bezuinigd moet worden, komt de inzet van RFID naar voren. De Nederlandse bibliotheeksector loopt qua bibliotheekautomatisering voorop in vergelijking met de rest van de wereld. Er zijn in ons land 1.100 openbare bibliotheken waarvan ongeveer drie vierde deel met RFID werkt. Het marktaandeel van Nedap ligt boven de 50%. Uiteindelijk zullen alle openbare bibliotheken overgaan op de inzet van RFID,” zo is de overtuiging van Markus.

           /system/images/0000/0653/Foto_Marco__Wim_NVB_krrant.JPG

Eerste stap

Selfservice via RFID is maar een eerste stap. Markus: “Wanneer alle materialen voorzien zijn van een chip, wordt veel meer mogelijk. Het accent ligt nu op beveiliging, inname en uitlenen, maar daarna komt de backoffice aan de orde: het vereenvoudigen van de logistieke processen.” Bulkgroepen binnen de fysieke collectie kunnen bijvoorbeeld in één keer worden ingelezen en verwerkt: denk aan wisselcollecties, afschrijvingen of nieuwe aanwinsten. Een doos afkomstig van NBD Biblion wordt door een tunnelreader gehaald en belandt daarmee in één handeling in het systeem. “De RFID-tags die NBD Biblion gebruikt, zijn wel geprogrammeerd, maar nog niet geadministreerd – dat zit helaas nog niet in het proces”, aldus Marco Gerritsen, “Het Centraal Boekhuis doet dit bijvoorbeeld al wel richting de boekhandel, zij leveren geprogrammeerde tags, een digitale paklijst en een databestand voor het managementsysteem aan.” De gebruikersgroep van Nedap, zo legt Markus uit, houdt zich wel met dit vraagstuk bezig – eindgebruikers maken daar hun wensen kenbaar, ook richting Nedap.
Met RFID neemt het aantal logistieke mogelijkheden toe, iets dat ook positieve gevolgen heeft voor de snelheid en de manier waarop bibliotheken met hun collectie omgaan. Populaire materialen kunnen een hogere omloopsnelheid krijgen; collecties kunnen sneller van samenstelling wisselen en de privacy voor de lener neemt toe. Die logistiek wordt volgens Markus nog maar door een relatief klein deel van de OB’s aangepakt. Binnen die logistieke vernieuwing zijn weer interessante mogelijkheden waarmee klanten kunnen worden bediend, zoals de inzet van lockers waarmee gereserveerde materialen kunnen worden klaargezet.

Dienstverlening verbreden

Met de bezuinigingen die op bibliotheken afkomen, is de ROI van RFID gunstig. “Door de sterke concurrentie zijn de kosten voor de aanschaf van RFID-technologie flink gezakt. In veel gevallen is de terugverdientijd een jaar,” zegt Markus. Vaak wordt geredeneerd vanuit personeelskosten – zoals in iedere sector is ook in de bibliotheeksector al langere tijd duidelijk dat automatisering personele gevolgen heeft. Lager geschoold werk met een logistiek accent zal steeds minder aan de orde zijn. Maar met logistieke innovatie kan een bibliotheek ook haar dienstverlening verbreden. Daarmee kan de bibliotheek meer een ontmoetingsplek en informatieplein worden dan een logistieke fabriek. De hardste maatregelen die je kan nemen als je moet bezuinigen, is personeel vervangen door techniek. Dat zal steeds meer gaan gebeuren.
Gerritsen onderstreept deze ontwikkeling: “De sorteermachines worden steeds groter. Ze kunnen steeds meer bulkverwerking aan. Ze maken meer sorteerslagen en krijgen een bufferfunctie. Dat is met name interessant voor bibliotheken, waar personeel beperkt beschikbaar is.” Waar nu nog per implementatie wordt afgerekend, zou je in de toekomst ook kunnen denken aan een fee per gebruiker of per transactie. In de VS worden bibliotheken al geprivatiseerd via outsourcing; Markus geeft aan dat die variant of dienstverlening op basis van een zogenaamd managed services contract nog niet echt geaccepteerd is in Nederland, maar dat Nedap er klaar voor is en op de markt wacht.

The future is here

Onbemenste filialen zijn al gerealiseerd door Nedap – zoals in Ewijk en Zaamslag, waar weliswaar een beheerder in een gebouw aanwezig is, maar waar alleen op bepaalde uren een menselijke vraagbaakfunctie aanwezig is. Die informatiespecialist zou ook elders gehuisvest kunnen zijn. De OB van Singapore werkt met een telefonische ‘helpdesk’ op afstand en de rest van het uitleenproces is geautomatiseerd, aldus een notitie van NBD Biblion uit 2003. In ons eigen land komt deze werkwijze ook voor: in Ewijk zorgt een Cybrarian voor de informatieverstrekking vanuit de Centrale Bibliotheek van de OB Gelderland-Zuid.
Er liggen ook kansen op het gebied van fuzzy logic automatisering, waarbij steeds van materiaal globaal bekend is waar het vertoeft. Grasduinen in de bibliotheek is er dan niet meer bij en de smartphone kan nog niet volledig de weg wijzen: de introductie van mobiele toepassingen is nog lastig met de huidige RFID-technologie. Door het hoogfrequente dataverkeer hebben mobiele readers moeite gegevens gericht uit te lezen in de omgeving van (vaak metalen) boekenkasten. De mogelijkheid ligt voor de hand dat met een nieuwe generatie RFID-technologie de klant zijn smartphone gebruikt als tool voor zowel het zoeken van informatie als het vinden van fysieke informatiedragers.
“De haalbaarheid van dit soort toepassingen wordt mede bepaald door de wijze waarop de bibliotheek is ingericht,” reageert Gerritsen. “Wanneer je kiest voor hoeken en thema’s, wordt er al meer mogelijk.” “En met dit soort methoden maak je van je lener of gebruiker steeds meer een coproducent,” vult Markus aan.

Er zijn geen standaardoplossingen

Met name voor de OB is het vooral belangrijk dat het personeel tijd kan besparen en zich kan richten op andere taken dan het ‘tillen van boeken’, zo stelt Markus; hij ziet het echter niet als reëel dat een moeder met drie kinderen ook nog boeken moet gaan terugzetten. Er zullen best omgevingen zijn waarin je van de klant kunt verlangen dat hij meewerkt in de logistiek van de bibliotheek, aldus Gerritsen: hij denkt aan meer zakelijke omgevingen of aan specifieke doelgroepen.
De essentie, vat Markus samen, is toch dat er steeds gekeken moet worden naar de situatie en de behoeften en mogelijkheden die er zijn – er zijn geen standaardrecepten. Zelfs binnen het concept ‘volledig geautomatiseerde bibliotheek’ zijn allerlei varianten. In Ewijk is bijvoorbeeld een met RFID uitgeruste ‘intelligente kast’ geplaatst, waar retourmaterialen door de klant in worden geplaatst – maar ook direct weer uit meegenomen worden door de volgende lener, uiteraard met in beide gevallen geautomatiseerde registratie. In Ewijk gaat het vooral om jeugdboeken en romans die een hoge omloopsnelheid hebben – die kast raakt dus niet zo heel snel vol. In Zaamslag is gekozen voor een relatief kleine collectie volwassenenromans welke van 8.00 tot 20.00 uur toegankelijk is.
Dit soort voorzieningen moeten goed ingebed worden. Door goede voorlichting te geven aan het personeel wordt iets dat eerst beschouwd wordt als mogelijk bedreigend daarna gezien als high tech om trots op te zijn – zoals ibliotheekbezoekers zich soms ook staan te vergapen aan de automatische sorteermachines. Technologie heeft ook zijn leuke kanten.

» Terug naar het nieuwsoverzicht

Recent Nieuws